در این مقاله قصد داریم تا شما را با نحوه ی کانفیگ منشی تلفنی در نرم افزار FreePBX اشنا کنیم با ما همراه باشید:
همانطور که می دانید منشی تلفنی یکی از ویژگی های پر استفاده در سیستم های تلفنی تحت شبکه ( VoIP ) است. FreePBX با استفاده از یک منوی صوتی تعاملی به فرد تماس گیرنده اجازه می دهد تا با استفاده از کلید های تلفن خود دستوراتی برای سیستم تلفنی ارسال کند.
منشی تلفنی در FreePBX می تواند به صورتی تنظیم شود تا به ازای تماس های ورودی یک منوی صوتی برای فرد تماس گیرنده پخش کند، در این لحظه با استراتژی های متفاوتی که شما قبلا برای این قسمت در نظر گرفته اید این تماس به داخلی، صفی از اپراتور ها و یا برنامه ای خاص هدایت می شود.
یک نکته قابل ذکر قبل از پرداختن به جزئیات منشی تلفنی این است که منشی تلفنی ( Auto Attendant ) و منوی صوتی ( IVR ) دو مفهوم جداگانه در سیستم های تلفنی است. IVR و یا همان منوی صوتی که در ادامه آموزش به آن خواهیم پرداخت به فرد تماس گیرنده اجازه می دهد تا لیستی از انتخاب ها را بعد از برقراری ارتباط داشته باشد.
برای روشن تر شدن این موضوع بیایید یک حالت کاربردی را برای شما مثال خواهیم زد: شما در سیستم تلفنی خود تنظیمات را به صورتی انجام داده اید که تماس های ورودی به یک منشی تلفنی هدایت می شوند، بنابراین برای تمامی کسانی که با شما تماس خواهند گرفت یک پیغام صوتی که حاوی پیام خوش آمد گویی و تشکر است پخش می شود در ادامه منشی تلفنی از آن ها می خواهد تا برای ارتباط با بخش فروش عدد ۱ و بخش فنی عدد ۲ را شماره گیری کنند.
همانطور که می دانید مفهوم منشی تلفنی و منوی IVR هر دو در اصطلاح به یک کاربرد در بین افراد اشاره دارددر این مقاله نیز از این دو کاربرد به اسم منشی تلفنی یاد خواهد شد.
مثال بالا یک اجرای بسیار ساده از منشی تلفنی در FreePBX بود، شما می توانید با توجه به نیاز های خود در سازمان و یا کسب و کارتان سناریو های پیچیده تر با انواع تنظیمات مختلف داشته باشید.
ویژگی های منشی تلفنی در FREEPBX
منشی تلفنی در FreePBX با تمام بخش هایی که مربوط به مسیر دهی تماس ها مانند تماس های ورودی ( Inbound Route ) ، گروه های تماس ، صف و پیجینگ به خوبی ارتباط برقرار کرده و کار می کنند. می توانید چندین منشی تلفنی در ساعات مختلف کاری و غیرکاری داشته باشید. فایل های صوتی دلخواه برای منشی تلفنی را می توانید از ماژول System Recordings به سیستم اضافه کنید.
برای راه اندازی منشی تلفنی در FreePBX به صورت یکپارچه و کامل نیاز به چندین فایل صوتی برای شرایط مختلف دارید. این شرایط شامل پخش پیغام خوش آمد، پیغام اعلام شماره گیری اشتباه و عدم دریافت شماره از سوی فرد تماس گیرنده میشود که می بایست از قبل ضبط شده و در بخش System Recording بار گذاری شوند.
جزئیات راه اندازی منشی تلفنی در FREEPBX
حالا به سراغ ساخت منشی تلفنی در FreePBX خواهیم رفت و موارد بیشتر را در حین انجام سناریو توضیح خواهیم داد. از پنل کاربری FreePBX وارد مسیر Application>IVR شوید، سپس با کلیک بر روی گزینه Add IVR یک منشی تلفنی بسازید.
همانطور که می بینید ساخت منشی تلفنی در FreePBX دارای ۳ بخش کلی است که به ترتیب هر یک را بررسی خواهیم کرد. بخش اول که فقط شامل دو مقدار است General Options نام دارد که می توانید یک اسم دلخواه به همراه توضیحاتی برای این منوی صوتی انتخاب کنید. قسمت DTMF Options مربوط به تنظیمات شماره گیری فرد تماس گیرنده است، تمام مقادیر این بخش را به صورت دقیق در ادامه بررسی خواهیم کرد.
Announcement همان پیغام خوش آمد گویی است که فرد تماس گیرنده آن را در ابتدا خواهد شنید، از لیستی که در اختیار شما قرار گرفته فایل صوتی مربوط را انتخاب کنید. ( این فایل صوتی می بایست توسط شما قبلا ضبط و به سیستم اضافه شده باشد )
Enable Direct Dial به فرد تماس گیرنده این امکان را می دهد تا داخلی مورد نظر خود را به صورت مستقیم شماره گیری کند، پیشنهاد ما به شما فعال کردن این گزینه می باشد.
Timeout میزان زمانی که منشی تلفنی در FreePBX منتظر می ماند تا فرد کلیدی از صفحه تلفن را شماره گیری کند، تغییر این عدد به صفر به این معناست که سیستم وقفه ای را برای شماره گیری در نظر نخواهد گرفت، مقدار رایج برای این گزینه ۱۰ ثانیه است.
Alert Info : می توانید برای این منشی تلفنی یک زنگ خاص تعیین کنید سپس همه تماس هایی که با این منشی تلفنی به داخلی های شما هدایت شوند دارای یک زنگ مشخص خواهند بود.
Ringer Volume Override : میزان بلندی صدای زنگ تلفن هایی که از این منشی تلفنی به صدا در خواهند آمد، این ویژگی فعلا فقط با تلفن های سنگوما کار می کنند.
Invalid Retries : تعداد دفعاتی که فرد تماس گیرنده می تواند مقادیر اشتباه وارد کند.
Invalid Retry Recording : پیغامی که سیستم در صورت دریافت مقادیر اشتباه برای فرد پخش خواهد کرد.
Append Announcement to Invalid : اگر این گزینه را فعال کنید پس از هر بار ورود اشتباه شماره پیغام خوش آمد گویی برای فرد پخش خواهد شد.
Return on Invalid : شما می توانید چندین منشی تلفنی در FreePBX تودرتو داشته باشید هرچند به دلیل خسته کننده بودن آن برای تماس گیرنده به شما پیشنهاد نمی کنیم، فعال سازی این بخش باعث می شود تا با شماره گیری اشتباه فرد به منوی اولیه باز گردد.
Invalid Recording : اگر تماس گیرنده چندین بار اقدام به شماره گیری اشتباه کند پیغام متناسبی که از این لیست انتخاب می کند برای فرد پخش خواهد شد.
Invalid Destination : مقصدی برای تماس هایی است که فرد تمای گیرنده بعد از شماره گیری اشتباه به آن هدایت خواهد شد.
Timeout Retries تعداد دفعاتی است که سیستم منتظر دریافت یک دستور از شخص می ماند.
Timeout Retry Recording : پیغامی که متناسب با عدم دریافت دستور از تماس گیرنده پخش خواهد شد را از این لیست انتخاب کنید.
Append Announcement on Timeout : با فعال کردن این گزینه بعد از پایان مدت زمان انتظار سیستم و عدم هدایت به یکی از مقصد ها سیستم تماس فایل صوتی اولیه را مجدد پخش خواهد کرد.
Return on Timeout : پس از گذشت مدت زمان انتظار و عدم دریافت پاسخ، فرد به منوی اصلی منشی تلفنی FreePBX هدایت می شود.
Timeout Recording پیغامی است که فرد پس از ورود های اشتباه و یا عدم پاسخ خواهد شنید.
Timeout Destination مقصدی است که پس از پخش فایل Timeout Recording تماس به آن هدایت خواهد شد.
Return to IVR after VM : در صورتی که شخص موفق به برقراری تماس با داخلی مورد نظر خود نشد می تواند از ویژگی صندوق صوتی آن داخلی استفاده کند، فعال کردن این گزینه باعث می شود پس از ثبت پیغام در صندوق صوتی شخص به منشی تلفنی در FreePBX هدایت می شود.
چگونه منوی صوتی مخصوص منشی تلفنی را در FREEPBX خودتان بسازید ؟
خب، به مهمترین بخش از تنظیم منشی تلفنی در FreePBX رسیده اید، در این بخش مشخص خواهید کرد که شماره گیری هرکدام از کلید های تلفن شما را به چه بخش هایی از سیستم تلفنی FreePBX خواهد رساند. تنها با مشخص کردن دو مورد به ازای هر عدد می توانید به آسانی به سناریوی دلخواه خود برسید.
Digits رقمی است که فرد از طریق کلید های تلفن برای منشی تلفنی FreePBX ارسال می کند وDestination مقصدی است که برای این شماره در نظر گرفته شده که می تواند یک داخلی خاص یا لیستی از داخلی ها مانند بخش فروش یک سازمان باشد.
برای نکته آخر می توانید با کلیک بر روی گزینه Add Another Entry گزینه های بیشتری به منشی تلفنی FreePBX اضافه کنید.
