چگونگی استفاده از تلفن VOIP در زمانی که شما با سازمانی تماس حاصل فرمایید و تلفن تماس آنها مشغول باشد به این معناست که شما باید زمان بیشتری را برای ازاد شدن خط منتظر بمانید و یا اینکه دیگر با این سازمان تبرای بار دوم تماسی نگیرید.
این موضوع یک موضوع بسیار مهم بوده که بر روی راندمان سازمانها تاثیر خواهد گذاشت. چگونگی استفاده از تلفن VOIP توانسته است این موضوع را حل کند زیرا در این تلفنها سیکنال اشغال از خطوط تلفن حذف شده است.
حذف بوق اشغال تلفن
همانطور که شما با خطوط تلفن اشنایی دارید بنابراین می دانید که این خطوط زمانی که دو نفر در حال حرف زدن با یکدیگر هستند و نفر سوم با یکی از این خطوط تماس حاصل فرماید با بوق اشغال مواجه خواهد شد.
اما سیگنال اشغال زمانی فعال می شود که :
- فردی که با ایشان تماس گرفته اید، در حالا صحبت تلفنی با یک فرد دیگر باشد.
- فردی که با ایشان تماس گرفته اید، در درحال برقراری تماس با یک فرد دیگر باشد.
- یک فرد دیگر، در حال تماس گرفتن به شماره ای که با آن تماس گرفته اید باشد (یعنی هر دویتان بطور به طور همزمان یک شماره را گرفته باشید).
- موبایل تلفن، به صحت سر جای خویش قرار نگرفته باشد و فعال باقی‌مانده باشد.
در واقع تلفنهای لند لاین از خطوط لیترال و سیمهای مسی استفاده می کردند و این سیمها تنها قادر به برقراری یک ارتباط تلفنی بودند و در صورتی که شخص سوم خواهان برقراری ارتباط باشد باید پشت خط منتظر بماند اما در تلفنهای VOIP از وب پهن باند پشتیبانی شده است که هیچ گونه محدودیتی برای ارتباط تلفنی نخواهد داشت.
در تلفنهای VOIP گنجایش مدیریت تماسهای همزمان بیشتر بوده و این تلفنها قادر خواهند بود تا 6 الی 8 ارنباط تلفنی همزمان را برقرار کنند.بنابراین یک تلفن VOIP که دارای 4 کلید خطی باشد می تواند 32 تماس همزمان را برقرار کرده و آنها را مدیریت کند.با اینکار نیاز به دریافت و ارسال سیگنالهای ارسال حذف می شود.
جایگزینی سیگنال های اشغال با خصوصیت های تلفن های کاری هوشمند
تلفنهای VOIP دارای قابلیتهایی از قبیل : کاهش بازده انتظار تماس گیرنده و بهبود تجربه تماس گیرنده با نماینده سازمان می باشد . بنابراین با استفاده از این تلفنها شما قادر هستید در صورت حضور در دفتر خود به تمامی تماسها پاسخ دهید.
استفاده از پخش موسیقی برای مشغول کردن مشتریان پشت خط
طی تحقیقاتی که توسط شرکت AT & T صورت گرفته است مشخص شده است که در یک بازده زمانی یکسان مشتریانی که بدون پخش موسیقی پشت خط منتظر می مانند در واقع تصور می کنند که مدت زمان بیشتری را نسبت به مشتریانی که با پخش موسیقی پشت خط منتظر هستند ، به انتظار نشسته اند بنابراین برای مشتریانی که پشت خط منتظر هستند موسیقی پخش کنید .تلفنهای VOIP از این امکانات برخوردار بوده و هوچنین این تلفنها قابلیت این را دارند تا در صورت برقراری یک تماس ویدئویی به وسیله مشتری در طول انتظار مشتری به پخش ویدئو بپردازند.
برقراری تماس به طور همزمان با یک چند کارمند برای تسریع روال اخذ جواب
در صورتی که تماسهای وروردی یک فرد در سازمان زیاد باشد می تواند از استراتژی پاسخگویی گروهی استفاده کند بدین معنی که همکاران آزاد این فرد به تلفنهای ورودی آن جواب دهند این کار با استفاده از نرم افزارهای مدیریت تماس امکان پذیر خواهد بود . کاری که این نرم افزارهای انجام می دهند ارجاع دادن تماسها به چند نفر می باشد.
با استفاده از این نرم افزار شما می توانید میزان انتظار مشتریان را کم و یا کلا حذف کنید بنابراین با استفاده از این نرم افزار تماس های دریافتی به پرسنل آزاد هدایت می شوند در برخی از نرم افزارها شما می توانید پاسخگویی را به صورت توبت دهی انجام دهید و اگر در یک بازده زمانی فرد مورد نظر تلفن را پاسخ ندهد به فرد دیگر در نوبت بعدی این تماس منتقل خواهد شد و در صورتی که هیچ یک قادر به پاسخگویی نباشند این تماس به صندوق پستی صوتی منتقل خواهد شد
ترغیب تماس گیرنده ها به درج پیام صوتی
در صورتی که قادر به پاسخگویی نباشید می توانید با انتقال پیامها به صندوق پیام صوتی خود از انتظار طولانی مشتریان جلوگیری کنید.برای این کار شما باید ابتدا یک پیام صوتی خوشامدگویی برای تلفن گویای خود ضبط کرده و سپس یک ادرس ایمیل در اختیار تماس گیرنده قرار دهید و در اخر تماس گیرنده را از جواب دادن به تماسش مطمئن کنید.
سیگنال اشغال
سیگنال اشغال در واقع یک سیگنال ازاردهنده برای تماس گیرنده می باشد و باعث می شود تا تماس گیرنده تماس دومی را با حاصل نکرده و با رقبای شما تماس گیرد بنابراین این سیگنال یک سیگنال مخرب برای سازمان شما خواهد بود.
بنابراین برای جذب مشتری که امروزه یک موضوع مهم برای سازمانها می باشد می توانید از سیستمهای تلفنی که این سیگنال را حذف کرده اند و امکان مدیریت چندین تماس تلفنی را فراهم می کنند استفاده کنید. که این کار باعث به وجود امدن یک امتیاز رقابتی برای سازمان شما خواهد شد.
در صورتی که سازمان شما از تماسهای کمی برخوردار باشد احتیاج به برورز رسانی سیستم تلفنی خود با سیستمهای جدید نخواهید داشت اما در صورتی که تمسهای شما زیاد باشد باید به فکر بروزرسانی سیستم تلفنی خود باشید.بنابراین استفاده از تلفنهای VOIP یک استراتژی هوشمندانه برای سازمان شما محسوب خواهد شد که با استفاده از آن شما می توانید از مشتریان خود محافظت کنید.
برای پشتیانی شبکه و پشتیبانی voip با شرکت تیلاتل در تماس باشید.