در این مقاله مشکلات فولدر شیر Share Folder در خدمات نگهداری شبکه و پشتیبانی سیستمهای کامپیوتری و سرور سرویس دهنده فایل بیان شده است. رشد بیرویه حجم فولدرهای شیرشده به همراه دسترسی مدیریت نشده و امنیت پایین در مقابل حملات باج افزار و ویروسها، از جمله نقاظ ضعف Share Folder می باشد.
عمده مشکلات Share Folder در خدمات نگهداری و پشتیبانی شبکه
در مورد فولدر shared\public باید یک اقدامی کنید. یک تذکر عمومی صادر کنید که این فولدر برای انتقال اطلاعات بصورت موقت بین همکاران خارج از دپارتمانها در نظر گرفته شده است و با توجه به اینکه در دسترسی عموم هست میبایست پس از انتقال اطلاعات پاک گردد. در مواردی که اطلاعات نیاز به ماندگاری دارد باید از فولدرهای depts و groups استفاده شود. نظر یکی از کارشناسان خدمات پشتیبانی شبکه نیز این هست که بعد از اطلاع رسانی این فولدرها را هفته ای یک بار تخلیه کنند مثلا چهارشنبه ها یا شنبه ها. فقط به نظر من اگر صلاح میدانید یک زمان خاصی را برای پاکسازی کردن اطلاعات روی فضای share اعلام کنید. مثلا روزهای ۱۵ و ۳۰ هر ماه.
همانگونه که مستحضر هستید، فضای مشترک نگهداری اطلاعات در فایل سرور شرکت در سه گروه عمومی، داخل دپارتمان و بین کارگروهها با نامهای public و depts و groups تقسیم بندی شده است. همانطور که متداول است فضای public\shared به عنوان فضای آزاد و عمومی، برای انتقال اطلاعات بین همکاران، خارج از عضویت آنها در دپارتمان و یا کارگروه خاصی، پر استفاده ترین بخش ازاین فضای مشترک میباشد. اما باید دانست که این فضا برای نگهداری دائمی اطلاعات فضای مناسبی نیست خاص آنکه معمولا بعد از انتقال اطلاعات بین همکاران بلا استفاده رها میشود و به غیر از فضایی که اشغال مینماید، از لحاظ امنیت اطلاعات سازمانی ممکن است ایجاد اشکالاتی بنماید. از این رو واحد فناوری اطلاعات تصمیم دارد تا پس از این اطلاع رسانی، تخلیه این فضا را بصورت متناوب در دستور کار خود قراردهد.
نکات مورد توجه در مورد فولدرهای شیر شده :
۱- چنانچه اطلاعات مهمی را در این بخش از فضای داده های این شرکت قرارداده اید، آن را سریعا به داخل دپارتمان خود منتقل فرمایید.
۲- از نگهداری اطلاعات بی مورد و غیر کاری نظیر آرشیو فیلم و سریال و موسیقی اجتناب فرمایید.
۳- در صورت استفاده از فضای عمومی جهت انتقال اطلاعات بین همکاران، بعد از پایان کار، اطلاعات را از این فضا خارج فرمایید.
۴- مسئولیت سوء استفاده از اطلاعاتی که در فولدرهای عمومی شرکت قرار میگیرد بر عهده فردی است که این اطلاعات را در این فضا قرار میدهد.
۵- برای کارگروههای بین افراد متشکل از خود و همکارانی خارج از دپارتمان خود، که نیاز به نگهداری اطلاعات طولانی مدت دارد، از واحد فناوری اطلاعات فولدرهای اختصاصی با سطح دسترسی محدود در فضای groups درخواست کنید.
۶- با توجه به موقتی بودن فضای public\shared ، واحد فناوری اطلاعات از ارائه خدمات بازیافت اطلاعات در این محدوده معذور است.
در پایان از توجه و همکاری همه همکاران در این زمینه سپاسگزار خواهم بود.