در این مقاله قصد داریم تا شما را با اشتباهاتی که معمولا در یک سیستم تلفن گویا ممکن است انجام شود آشنا کنیم با ما همراه باشید.

پیام ناقص

یکی از اشتباهات رایج در زمینه منوی منشی ضبط ناقص پیام می باشد. شما باید منوی منشی خود را با پیام کوتاه و صریح ضبط کنید تا مشتری بتواند به قسمت مورد نظر خود متصل شود. بنابراین شما می توانید بعد از ضبط پیام مورد نظر خود آن را برای سایر کارکنان پخش کرده تا از صراحت و کوتاهی آن اطمینان حاصل کنید.

لحن صدای نامناسب

لحن صدا در ضبظ پیام برای منوی منشی بسیار مهم می باشد هر چه صداری ضبط شده دوستانه تر و مثبت تر باشد تاثیری که بر روی مشتری می گذارد بیشنر بوده و باعث می شود تا مشتری احساس رضایت بیشتری کند بنابراین از گذاشتن صداهای خسته بپرهیزید.

بخش بندی بیش از حد

هر چه گزینه های کمتری را در منوی منشی خود به مشتری ارائه دهید مشتری راحتتر می تواند گزینه مورد نظر خود را انتخاب کند زیرا گذاشتن گزینه های زیاد باعث گیجی و سردگمی تماس گیرنده خواهد شد.مشتریان خواهان آن هستند تا با کوتاهترین پیام خوشامدگویی به هدف خود برسند.

عدم پیشنهاد برای ارتباط با یک نیروی انسانی

سیستم تلفن کویا باعث کاهش حجم کاری کارمندان می شود اما باید توجه داشته باشید که در گزینه های ارائه دهنده به مشتری گزسنه مربوط به اتصال به اپراتور فراموش نشود. زیرا ممکن است خواسته مشتری در گزینه ارائه شده توسط منوی منشی نباشد بنابراین حتما باید گزینه اتصال به اپراتور را در منوی خود قرار دهید.

عدم همسان سازی سیستم تلفن گویا با مجموعه تان

اماده سازی سیستم تلفن گویا باید با شرایط شرکت مطابقت داشته باشد بنابراین شما قادر هستید تا تلفن مشتری را به مسیرهای متفاوتی مانند یک شماره موبایل یا شعبه دوم دفتر خود متصل کنید.

عدم آموزش کارمندان شرکت

از آنجایی که تماس گیرنده ممکن است در مورد سیستم تلفن گویا شما سوالاتی مطرح کند بنابراین کارمندان شما باید با این سیستم آشنایی کامل داشته باشند.

معرفی بخش‌های گنگ

در سیستم تلفن گویایی شما ممکن است بخش هایی وجود داشته یاشد که برای تماس گیرنده گنگ بوده و تماس گیرنده دچار سردرگمی شود و قادر به انتخاب نباشد بنابراین گذاشتن گزینه بازگشت به منوی اصلی در سیستم تلفن گویا مهم می باشد.

پخش موزیک با صدای زیاد

هنگامی که تماس گیرنده در انتظار اتصال به بخش مورد نظر خود می باشد از گذاشتن موزیک با صدای بلند و یا پخش آگهی بازرگانی خودداری کنید.در انتخاب موزیک دقت کنید و از موزیکی استفاده کنید که برند و شخصیت شرکت شما را نشان می دهد.

نگه داشتن مشتریان پشت خط انتظار

داشتن گزینه های کوتاه و مستقیم باعث می شود تا تماس گیرنده بتواند در نیمه کار  به بخش مورد نظر خود متصل شود که این کار باعث می شود تا مدت زمان انتظار برای تماس گیرده به حداقل برسد همچنین توجه داشته باشد که گزینه ارتباط با یک اپراتور  را حتما در ابتدای کار به تماس‌گیرنده پیشنهاد کنید.